Digitalfit für 2026: Zahlungsverkehr, Sicherheit, Vorgaben – was KMU in Duisburg jetzt umsetzen sollten
27.11.2025 | Unternehmen
Ende des Jahres stehen viele kleine und mittlere Unternehmen in der Region vor der Aufgabe, ihre digitalen Prozesse für das kommende Jahr auszurichten. Die regulatorische Lage hat sich in den letzten Monaten weiter konkretisiert: Die Instant-Payments-Regulierung ist vollständig wirksam, das deutsche Gesetz zur Umsetzung der EU-NIS2-Richtlinie wurde verabschiedet, das EU-Paket „VAT in the Digital Age“ , kurz ViDA, gibt die Richtung für künftige Rechnungs- und Steuerprozesse vor, und der AI Act wird ab 2026 zunehmend relevant für den Einsatz von KI-Systemen. Diese Entwicklungen machen es notwendig, dass KMU ihre Zahlungsabläufe, IT-Sicherheitsstandards, Buchhaltungssysteme und digitalen Arbeitsweisen strukturiert prüfen und modernisieren. Gleichzeitig stehen in der Region verschiedene Unterstützungsangebote bereit, die bei der Umsetzung helfen können.
Zahlungsverkehr im Echtzeitalter
Weltweit verschieben sich Nutzergewohnheiten seit Jahren in Richtung sofortiger Verfügbarkeit, mobile Zahlungen und automatisierbare Abläufe. In vielen Märkten – etwa im asiatisch-pazifischen Raum und Teilen Nordamerikas – steigt die Akzeptanz von wallet-basierten oder konto-basierten Sofortzahlungen, während Karten weiter relevant bleiben.
Verbraucher erwarten zunehmend reibungsloses Bezahlen ohne Wartezeiten, transparente Sicherheitsmechanismen und eine klare Fehlervermeidung bei der Eingabe von Empfängerdaten. Ein Vorreiter beim Thema flexible Zahlungsmöglichkeiten ist dabei der iGaming Sektor: Wenn man diesen Artikel liest, fällt auf, dass die Branche über eine außergewöhnliche Bandbreite verschiedener Zahlungsmethoden verfügt, wobei Anbieter mit globaler Lizenzierung häufig auch Kryptowährungen integrieren, die Anmeldeverfahren verkürzen und als anonyme sichere Alternative gelten und zudem schnelle Transaktionen gewährleisten. In Europa ist dies allerdings anders reguliert.
Parallel wächst die Erwartung, dass Zahlungen rund um die Uhr, inklusive Wochenenden und Feiertagen, abgewickelt werden. Seit dem 9. Oktober 2025 sind Banken im Euroraum gesetzlich verpflichtet, Euro-Echtzeitüberweisungen nicht nur zu empfangen, sondern auch zu versenden. Damit sind Echtzeitverfügungen kein Zusatzdienst mehr, sondern regulatorischer Standard. Parallel dazu gilt die verpflichtende Empfängerprüfung , bei der vor Ausführung einer Überweisung der Kontoname gegen die IBAN abgeglichen wird. Diese Mechanismen sollen Fehlüberweisungen und Betrugsfälle reduzieren und die Sicherheit im Massenzahlungsverkehr erhöhen.
Für KMU bedeutet dies, dass ihre Systeme die neue Geschwindigkeit und die zusätzlichen Prüfprozesse zuverlässig verarbeiten müssen. Buchhaltungs- und ERP-Systeme sollten Echtzeitbuchungen ohne Zeitverzug abbilden, automatische Zahlungsabgleiche müssen angepasst werden, und gepflegte Stammdaten werden wichtiger, um Fehlermeldungen bei der Empfängerprüfung zu vermeiden.
Unternehmen, die Zahlungsein- und -ausgänge stärker automatisieren wollen, sollten 2026 prüfen, welche Prozesse auf Echtzeit ausgelegt werden müssen und wie interne Freigaben an das neue Tempo angepasst werden.
Cybersicherheit im Fokus
Mit der Verabschiedung des deutschen NIS2-Umsetzungsgesetzes im November 2025 wird Informationssicherheit für eine deutlich größere Zahl von Unternehmen zur Pflicht. Das Gesetz verankert Risikomanagement, Vorfallmeldeprozesse, Sicherheit in der Lieferkette und regelmäßige Bewertungen auf Organisationsebene. Auch wenn viele KMU nicht formal als wesentliche oder wichtige Einrichtungen eingestuft sind, wirkt die Regulierung über Kunden, Auftraggeber und Partnerunternehmen indirekt in die Breite.
Für KMU ist es deshalb ratsam, 2026 zentrale Sicherheitsaspekte zu prüfen: Gibt es klare Zuständigkeiten? Liegen dokumentierte Prozesse für IT-Störungen vor? Sind Systeme so gepflegt, dass sie grundlegenden Informationssicherheitsanforderungen entsprechen? Besonders sensibel sind Systeme, die Zahlungsdaten, Rechnungsinformationen oder personenbezogene Kunden- und Mitarbeiterdaten verarbeiten. Hier kann eine strukturierte Überprüfung nicht nur regulatorische Risiken reduzieren, sondern auch operationale Ausfälle verhindern.
ViDA als Orientierung für die kommenden Jahre
Das EU-Paket ViDA wurde im März 2025 angenommen und legt den Rahmen für ein schrittweise vollständig digitalisiertes Umsatzsteuersystem. Auch wenn die meisten Fristen erst ab 2030 greifen, bringt die Annahme des Pakets Klarheit über die künftige Ausrichtung: Elektronische Rechnungen werden zum Regelformat, strukturierte Daten werden wichtiger, und Meldesysteme zwischen Unternehmen und Behörden werden stärker automatisiert.
Für Unternehmen bedeutet dies, dass Modernisierungen im Zahlungs- oder ERP-Bereich 2026 idealerweise so umgesetzt werden, dass spätere E-Invoicing-Anforderungen nicht erneut zu großen Umbauten führen. Systeme, die bereits heute XRechnung, ZUGFeRD oder andere strukturierte Formate unterstützen, erleichtern den Übergang erheblich. Auch die Abstimmung zwischen ERP, Buchhaltung und Zahlungsverkehr sollte darauf ausgelegt sein, dass Daten künftig stärker verzahnt übermittelt werden. Wie diese Expertenseite berichtet, ist für die gesetzliche Konformität eine sorgfältige Planung notwendig.
Potenziale nutzen, Compliance beachten
Mit dem AI Act stehen ab 2026 Vorgaben für KI-Systeme an, insbesondere für Anwendungen, die Entscheidungen vorbereiten oder automatisiert treffen. Dazu gehören unter anderem Systeme zur Analyse von Geschäftsdaten, zur Kundenkommunikation oder zur Dokumentenbearbeitung. Diese Vorgaben betreffen KMU nicht in allen Fällen, aber sie verlangen eine klare Übersicht über eingesetzte KI-Tools und deren Funktionen.
Für 2026 sollten Unternehmen dokumentieren, welche KI-Werkzeuge im Einsatz sind, welche Daten verarbeitet werden und ob Transparenz- oder Dokumentationspflichten greifen können. Gleichzeitig sollten Betriebe prüfen, ob KI-gestützte Prozesse im Zahlungsverkehr oder Rechnungswesen sinnvoll eingesetzt werden können – etwa zur Klassifikation von Belegen oder zur Automatisierung einfacher Abgleiche. So können Effizienzgewinne erzielt werden, ohne regulatorische Aspekte zu übersehen.
Regionale Unterstützung
Unternehmen in Duisburg und am Niederrhein können auf mehrere regionale Unterstützungsangebote zurückgreifen. Die Niederrheinische IHK stellt digitale Beratungsangebote, IT-Sprechstunden und Übersichten über Förderprogramme zur Verfügung. Auch die Initiative gemeinsamdigital der IHK-Organisation bietet Webinare und Informationen zu digitalen Technologien und Umsetzungsstrategien für KMU.
Im erweiterten Einzugsgebiet unterstützt die IHK Düsseldorf Unternehmen mit Beratungs- und Weiterbildungsangeboten, die sich auf Digitalisierung, Effizienzsteigerung und sichere digitale Prozesse konzentrieren. Ergänzend dazu bietet die NRW.BANK seit 2025 mit NRW.BANK.Invest Zukunft ein Förderprogramm an, das Investitionen in digitale und technologische Modernisierung finanziell erleichtert. Die Wirtschaftsförderung Duisburg unterstützt zudem bei der Orientierung, Vernetzung und Projektentwicklung innerhalb der regionalen Unternehmenslandschaft.